Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 – Algemene bepalingen
1. De vereniging De Pomerans is bij notariële akte opgericht op 28 juni 1948 en is gevestigd te
Zwolle.
2. Dit reglement is gebaseerd op de nieuwe statuten van de vereniging zoals deze zijn vastgesteld
tijdens de ALV van september 2021.


Artikel 2 – Categorieën leden
1. De vereniging kent leden, leden van verdienste en ereleden.
2. Minimum leeftijd voor het lidmaatschap is 16 jaar.


Artikel 3 – Begunstigers
1. De vereniging kent naast leden ook begunstigers die door het bestuur worden toegelaten en de
vereniging (direct of indirect) financieel ondersteunen.
2. Begunstigers hebben geen stemrecht en zij kunnen uit het feit dat zij begunstiger zijn ook geen
enkel recht ontlenen.
3. Begunstigers mogen zonder uitzondering het clublokaal bezoeken, maar mogen alleen biljarten
op uitnodiging van een van de leden als anderen geen bezwaar hebben.
4. De rechten of verplichtingen van begunstigers kunnen ten alle tijde door opzegging worden beëindigd,
zij moeten echter wel de toegezegde of vastgestelde bijdrage voor het lopende boekjaar
betalen.
5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur.


Artikel 4 – Aanmelding lidmaatschap
1. De aanvraag voor toelating lidmaatschap gebeurt door het indienen van een aanmeldingsformulier.
Het aanmeldingsformulier kan schriftelijk of langs elektronische weg worden ingediend.
2. Op het aanmeldingsformulier dient de aanvrager het volgende te vermelden:
a. Achternaam
b. Voorna(a)m(en)
c. Adres en woonplaats
d. Geboortejaar en geboortedatum
e. Een telefoonnummer en een e-mailadres
f. De vereniging(en) waarvoor het kandidaat-lid de laatste 5 jaren heeft gespeeld (indien
van toepassing)
1. Bij de aanmelding verklaart de aanvrager kennis te hebben genomen van de privacy-verklaring
van de vereniging.


Artikel 5 – Toelating van leden
1. Allereerst wordt de volledigheid van de ingevulde gegevens gecontroleerd, omdat de aanvraag
niet in behandeling kan worden genomen voordat die compleet is.
2. Het bestuur besluit of het nieuwe lid kan worden toegelaten en in geval van toelating:
a. worden de gegevens opgenomen in de ledenadministratie
b. ontvangt het lid van of namens het bestuur een bevestiging van zijn toelating tot het lidmaatschap
en nieuwe leden worden verwezen naar de statuten en reglementen en andere
regels die op het lidmaatschap van toepassing zijn.
c. het nieuwe lid ontvangt tegen betaling van een borg een sleutel van het gebouw na een
maand lidmaatschap
d. zorgt het bestuur ervoor dat het lid wordt aangemeld bij de KNBB
3. Indien het bestuur besluit de aanvrager niet toe te laten, ontvangt de aanvrager daarvan zo spoe
dig mogelijk schriftelijk bericht onder opgaaf van redenen. Het bestuur kan besluiten tot
niet-toelating indien:
a. de aanvrager niet voldoet aan de eisen die de statuten en/of reglementen aan het lidmaatschap
stellen
b. de aanvrager niet tot het lidmaatschap van de KNBB wordt toegelaten, of wanneer de
KNBB het lidmaatschap van de aanvrager heeft beëindigd.
c. het bestuur andere gewichtige bezwaren heeft.
4. Een aanvrager die niet is toegelaten, kan binnen vier weken na dagtekening van dat besluit in be
roep gaan bij de Algemene ledenvergadering en heeft daarin de mogelijkheid zijn beroep toe
te lichten.


Artikel 6 – Persoonsgegevens
1. Het bestuur houdt een ledenadministratie bij waarin namen, contactgegevens en overige gegevens
van alle leden en begunstigers zijn opgenomen.
2. De vereniging is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens en let bij het verwerken van de gegevens
op de toepasselijke privacywetgeving en het informatiebeveiligings- en privacybeleid
van de vereniging.
3. ieder lid en iedere begunstiger is verplicht wijziging van zijn persoonsgegevens zo spoedig mogelijk
aan de secretaris door te geven.
4. De vereniging kan de persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving
binnen verenigingsverband verstrekken in verband met verenigingsactiviteiten.
5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan uitsluitend:
a. na verkregen toestemming, of
b. indien de wet dit eist, of
c. ter uitvoering van een overeenkomst waarbij het lid, de vrijwilliger of begunstiger partij
is, of
d. wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft
6. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel van de ver
werking van persoonsgegevens of een bestaande wettelijke verplichting.
7. Actuele informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt door de vereniging op de
website gepubliceerd en is daar na te lezen.


Artikel 7 – Algemene rechten en plichten van leden
1. Buiten de verplichtingen, geregeld in artikel 6 lid 3 van dit reglement en artikel 7 van de statuten,
hebben leden de volgende algemene rechten en plichten:
a. het recht om deel te nemen aan trainingen en wedstrijden
b. het recht om deel te nemen aan de beraadslaging en stemmingen in de ledenvergaderingen
c. het recht van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur
niet anders is bepaald
d. het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur moet
deze zo spoedig mogelijk behandelen of onderzoeken en over het resultaat van de behandeling
en/of het onderzoek bericht geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens
heeft ingediend.
e. de plicht tot het verrichten van vrijwilligerswerkzaamheden ten behoeve van de vereniging,
alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven
richtlijnen, alsmede de voorschriften van de KNBB
f. de plicht zich te onthouden van misdragingen op het gebied van seksuele intimidatie, ongeoorloofde
beïnvloeding van wedstrijden (matchfixing) en doping.


Artikel 8 – Contributie en andere geldelijke verplichtingen
1. De leden moeten een jaarlijkse contributie betalen, die door de algemene ledenvergadering wordt
vastgesteld. Indien daartoe voor of tijdens de ALV geen voorstel wordt gedaan, blijven de contributies
hetzelfde.
2. De algemene vergadering beslist welke oud-leden een afwijkende recreantencontributie betalen.
3. De ontheffing van de betaling van contributie kan alleen onder bijzondere omstandigheden worden
verleend, waaronder langdurige ziekte, noodzakelijk verblijf in het buitenland of op grote afstand
van de vereniging, of andere zwaarwegende persoonlijke omstandigheden. Tegen een besluit van
het bestuur hierover staat geen beroep open.
4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, moet de contributie over het
gehele jaar betaald worden. Het bestuur kan hier bij het bestaan van bijzondere omstandigheden
van afwijken. Het bepaalde in het voorafgaande lid is van overeenkomstige toepassing.
5. Betalingen moeten per maand vooruit worden betaald door middel van automatische afschrijving
per bank.
6. In geval van het niet (geheel en/of tijdig) voldoen aan de betalingsverplichting kan het bestuur besluiten
het lid uit te sluiten van het recht deel te nemen aan verenigingsactiviteiten. Het niet betalen
kan een reden zijn tot opzegging van het lidmaatschap door het bestuur, waarbij artikel 8 lid 4 van
dit reglement van toepassing is.
7. Geen contributie hoeft te worden voldaan gedurende de periode waarover een lid is geschorst.


Artikel 9 – Straffen
1. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten, dat in strijd is met de wet, dan wel
de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, zonder afmelding niet verschijnen
op de door de wedstrijdleiding vastgestelde tijdstippen, of ander handelen waardoor de belangen
van de vereniging en/of het bestuur worden geschaad.
2. Het bestuur is belast met het (doen) opleggen van straffen namens de vereniging. Daarnaast kunnen
straffen worden opgelegd door of namens de KNBB. In de procedure voor het opleggen van straffen
wordt het beginsel van hoor en wederhoor toegepast.
3. Het bestuur is bevoegd om, naast een straf die aan een lid wordt opgelegd door of namens de
KNBB, een bijkomende straf namens de vereniging op te leggen.
4. tegen een beslissing tot het opleggen van een straf door het bestuur kan het lid beroep instellen bij
de algemene ledenvergadering van de vereniging. Dit beroep dient uiterlijk zes maanden na het opleggen
van de straf door het bestuur, aanhangig te worden gemaakt bij de algemene ledenvergadering.
Indiening kan per gewone post of per e-mail aan de secretaris van de vereniging. Het bestuur
is gehouden het beroep te agenderen in de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Indien de
ALV niet binnen zes maanden na het opleggen van de straf gepland staat, dient een bijzondere ALV
te worden gehouden.
5. Een besluit tot schorsing van een lid wordt aan het lid zo spoedig mogelijk, schriftelijk en gemotiveerd,
kenbaar gemaakt.
6. Een periode van schorsing kan niet langer zijn dan zes maanden en kan niet worden verlengd.
7. De periode van schorsing gaat in op de dag waarop het besluit tot schorsing is genomen, tenzij in
het besluit anders is vermeld.
8. Een schorsing vervalt na afloop van de periode waarvoor deze is opgelegd.
9. Tijdens de periode van schorsing kan door of namens het desbetreffende lid geen enkel aan diens
lidmaatschap verbonden recht worden uitgeoefend, met uitzondering van de aan hem toegekende
rechten in het kader van de behandeling van zijn schorsing door de ALV. Het desbetreffende lid kan
tijdens de periode van schorsing ook geen vrijwilligerswerk voor de vereniging verrichten.


Artikel 10 – Bestuur
1. Het bestuur bestaat uit tenminste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Voorts kunnen
leden, die meerderjarig zijn, een functie als adjunct invullen. Het bestuur schrijft de voorzitter,
de secretaris en de penningmeester in in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en
houdt deze inschrijving actueel.
2. Onder het bestuur valt, onverminderd het bepaalde in de statuten, in dit reglement of in andere reglementen.
a. de algemene leiding van de vereniging
b. de uitvoering van de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten
c. het toezicht op de naleving van de statuten, reglementen en besluiten
d. benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam voor de vereniging.
3. Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per zes weken (met uitzondering van de vakantieperiode)
volgens een vooraf vastgesteld rooster. Daarnaast vergadert het bestuur zo vaak als de voorzitter of
tenminste twee leden van dit bestuur wensen.
4. Een oproep voor een vergadering dient minimaal 24 uur voor aanvang van de vergadering in het
bezit te zijn van de bestuursleden,terwijl een vergadering op verzoek van de voorzitter of (tenminste
twee) andere bestuursleden binnen maximaal twee weken dient te worden gehouden.
5. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig
is. Besluiten worden bij gewone meerderheid van geldige stemmen genomen. Indien bij een
stemming over zaken de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Heeft bij
een stemming over personen bij de eerste stemming niemand de meerderheid van de uitgebrachte
geldige stemmen verkregen dan vindt een herstemming plaats over de personen, die de meeste of
zo nodig één na de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Bij de herstemming beslist het grootste
stemmenaantal. Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.


Artikel 11 – Taken van de bestuursleden
1. De voorzitter, de secretaris en de penningmeester vormen het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur
neemt alle beslissingen welke niet tot een gewone bestuursvergadering kunnen worden uitgesteld,
met inachtneming van de statuten. Het dagelijks bestuur deelt zijn besluiten, ter bekrachtiging
op de eerstvolgende bestuursvergadering mee.
2. Taken van de voorzitter:
a. geeft leiding aan en houdt toezicht op het gehele verenigingsleven
b. draagt zorg voor het naleven van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen
en bepalingen
c. leidt de vergaderingen en sluit deze af als hij meent dat de onderwerpen voldoende zijn behandeld.
Hij is echter verplicht deze te hervatten als een derde van aanwezige leden dit wil.
d. is bij alle officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander
bestuurslid heeft overgedragen.
e. zorgt ervoor dat alle taken en verantwoordelijkheden van bestuur en commissies zijn vastgelegd
in een document.
3. Taken van de secretaris:
a. voert de correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur, ondertekent alle van hem
uitgaande stukken, is verplicht afschriften ervan te houden en deze evenals de ingekomen stukken
te bewaren.
b. heeft het beheer over het archief en is aansprakelijk voor goederen die hem van verenigingswege
zijn toevertrouwd
c. zorgt voor het bijeenroepen van vergaderingen, agendeert daarbij o.a. de voortgang van het
jaarplan
d. is belast met het notuleren van de vergaderingen
e. zorgt voor bekendmakingen van veranderingen of aanvullingen in de statuten en reglementen
f. op de jaarlijkse algemene ledenvergadering brengt hij een jaarverslag uit
g. houdt het ledenregister bij
h. zorgt voor de naleving van de regelgeving omtrent bescherming van persoonsgegevens (AVG,
etc)
4. Taken van de penningmeester:
a. beheert de gelden van de vereniging
b. zorgt voor het innen van de aan de vereniging toekomende gelden en draagt zorg voor alle door
het bestuur en de algemene vergadering goedgekeurde uitgaven
c. houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven en draagt daarbij zorg voor de inrichting van het
„vier ogen principe“ zoals is bedoeld in artikel 15 lid 3 van de statuten
d. hij is verplicht de kascommissie inzage te geven in alle liquide middelen, boeken en bescheiden
en ook overigens alle inlichtingen te verstrekken die de kascommissie van hem verlangt
e. zorgt voor de verplichtingen van de vereniging tegenover de belastingdienst
f. voert de briefwisseling, voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de in de voorgaande
leden van dit artikel vermelde taken, ondertekent alle van hem uitgaande stukken, is
verplicht afschriften te houden en deze, evenals de op de uitvoering van eerder genoemde taken
betrekking hebbende ingekomen stukken te bewaren
g. brengt in de algemene vergadering namens het bestuur verslag uit van de financiële toestand en
legt daarbij over de balans en de staat van baten en lasten met toelichting over het afgelopen
verenigingsjaar en een begroting voor het komende verenigingsjaar
5. Taken van de algemeen adjunct:
a. Verzekeringspakket controleren en actueel houden
b. Opzetten van de jaarrekening

Artikel 12 – Bestuursverkiezing
1. Ieder bestuurslid treedt uiterlijk 3 jaar na zijn verkiezing af. De eerste maal zal dat geschieden volgens
het onderstaand rooster:
1e jaar Voorzitter en het bestuurslid met portefeuille (indien van toepassing)
2e jaar Secretaris en het bestuurslid met portefeuille (indien van toepassing)
3e jaar Penningmeester
2. De namen van de aftredende bestuursleden, alsmede van de gestelde kandidaten worden opgenomen
in de agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering waarin de bestuursverkiezing aan
de orde is.
3. Een kandidaatstelling door stemgerechtigde leden dient schriftelijk bij de secretaris aangemeld te
worden, te ondertekenen door tenminste tien stemgerechtigde leden en dient vergezeld te gaan van
een ondertekende bereidheidsverklaring van de desbetreffende kandidaat eventueel onder vermelding
van de functie die hij in het bestuur ambieert.


Artikel 13 – Onverenigbaarheden, belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang
1. Binnen het bestuur mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan
2. Het bestuur dient zich integer en transparant op te stellen en te waken voor verstrengeling van belangen.
Het bestuur bevordert in dat verband een open cultuur van beraadslaging, besluitvorming
en verantwoording
3. Van tegenstrijdig belang is sprake wanneer een betrokkene te maken heeft met een zodanig onverenigbaar
belang dat in redelijkheid kan worden betwijfeld of hij zich bij zijn handelen uitsluitend
heeft of zal laten leiden door het belang van de vereniging. Bij de beantwoording van de vraag of
hier sprake van is, moet met alle relevante omstandigheden van het concrete geval rekening worden
gehouden.
4. Onder belangenverstrengeling wordt verstaan: een vermenging van het belang van de vereniging
met het (persoonlijk) belang van de betreffende persoon of dat van personen waarmee zij een familie-
of vergelijkbare relatie waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het belang
van de vereniging niet langer is gewaarborgd.
5. Als het bestuur van oordeel is dat sprake is van structureel tegenstrijdig belang en/of verstrengeling
van belangen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging, is het betreffende bestuurslid gehouden
af te treden.
6. Indien het bestuur concludeert dat een bestuurslid een met de vereniging incidenteel tegenstrijdig
belang heeft of sprake is van een voor de vereniging ongewenste (schijn van) verstrengeling van
belangen anderszins, geldt in aanvulling op het bepaalde in artikel 14 lid 8 van de statuten het navolgende:
a. alle eventuele rechtshandelingen waarbij sprake is van tegenstrijdig belang of ongewenste
(schijn van) verstrengeling van belangen, worden tegen op de markt gebruikelijke condities
overeengekomen
b. in het bestuursverslag (jaarverslag) wordt over deze rechtshandelingen verantwoording afgelegd.


Artikel 14 – Geheimhoudingsplicht, integriteit en beëindiging lidmaatschap bestuur en commissies.
1. De leden van het bestuur en commissies zullen informatie en documentatie die zij in het kader van
hun functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk
behandelen, ook na hun aftreden.
2. Voor functies die een bijzondere vertrouwelijkheid kennen en/of waarvoor integriteit en omgangsvormen
een belangrijk onderdeel van de functie zijn, zal de vereniging een Verklaring Omtrent Gedrag
als eis stellen. Het bestuur kan voorts een gedragscode vaststellen
3. Bij beëindiging van het lidmaatschap van het bestuur of een commissie is de betreffende persoon
verplicht alle in zijn bezit zijnde stukken, bescheiden en andere informatiedragers met betrekking
tot zijn functie onverwijld over te dragen aan het bestuur of indien het digitale bestanden betreft te
verwijderen van of uit zijn/haar computer(s), gegevensdragers en/of e-mailaccount(s).


Artikel 15 – Kascommissie
1. Conform artikel 18 lid 4 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van
de kascommissie benoemd.
2. De kascommissie bestaat uit tenminste twee leden.
3. De kascommissie houdt toezicht op het beheer van de penningmeester. Zij is gehouden tenminste
eenmaal per jaar de kas, de saldi, de boeken en bescheiden van de penningmeester na te zien. Van
de uitkomst van dit onderzoek wordt verslag uitgebracht aan het bestuur en de algemene ledenvergadering
4. Indien de kascommissie termen aanwezig acht om de penningmeester en de overige bestuursleden
te dechargeren zal zij een betreffend voorstel doen aan de algemene ledenvergadering. De ALV zal
hiervoor een separaat besluit nemen. De kascommissie is bevoegd aan het bestuur voorstellen betreffende
het financiële beheer te doen.

Artikel 16 – Continuïteitscommissie
1. Conform artikel 19 lid 2 sub b van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden
van de continuïteitscommissie benoemd.
2. De continuïteitscommissie bestaat uit tenminste drie leden
3. De continuïteitscommissie treedt in de bevoegdheden van het bestuur in geval van belet en/of ontstentenis
van alle bestuursleden. Belet is tijdelijke onmogelijkheid om de bestuursfunctie uit te oefenen.
Ontstentenis is blijvende onmogelijkheid om de bestuursfunctie uit te oefenen.
4. De continuïteitscommissie is gehouden alle lopende zaken van de vereniging te behartigen en hiervan
verslag te doen aan de algemene ledenvergadering en dat te doen wat van een bestuur mag
worden verwacht.
5. Is het aantal leden van de continuïteitscommissie minder dan drie, dan blijft de continuïteitscommissie
bevoegd.
6. Lid van de continuïteitscommissie kunnen niet zijn:
a. bestuursleden
b. leden van de kascommissie
c. (indien benoemd) leden van de tuchtcommissie van de vereniging
7. Leden van de continuïteitscommissie worden op voordracht van het bestuur benoemd door de algemene
ledenvergadering.
8. Een lid van de continuïteitscommissie treedt af volgens een door het continuïteitscommissie vast te
stellen rooster van aftreden. Een wijziging in het rooster kan niet meebrengen dat een lid van de
continuïteitscommissie tegen zijn wil moet aftreden voordat de termijn waarvoor hij is benoemd,
is verstreken. Een continuïteitscommissie treedt evenwel uiterlijk af op de dag van de eerstvolgende
ledenvergadering na afloop van drie jaren na zijn laatste benoeming. Een aftredend lid van de
continuïteitscommissie kan tweemaal worden herbenoemd.
9. Een lid van de continuïteitscommissie defungeert voorts door schriftelijk bedanken met inachtneming
van een opzegtermijn van drie maanden.
10. Een lid van de continuïteitscommissie defungeert voorts doordat hij niet langer aan de in lid 6 gestelde
vereisten voldoet.
11. Leden van de continuïteitscommissie kunnen te allen tijde door de algemene ledenvergadering
worden ontslagen.


Artikel 17 – Overige commissies en functies
1. Behoudens de algemene ledenvergadering kunnen de verenigingsorganen slechts (sub-)commissies
instellen, de benoeming en ontslag van de leden ervan en de werkwijze van die commissies regelen,
voor zover dit ligt binnen het taakgebied van het desbetreffende verenigingsorgaan. Verenigingsorganen
zijn onder meer het bestuur, de vergadering en de commissies.
2. Kan verschillende ad hoc commissies instellen
3. de benoeming tot lid van een commissie geschiedt, behoudens tussentijds bedanken, voor één jaar
of tot de opdracht is volbracht of ingetrokken. Bestuursleden kunnen, met uitzondering van de kasen
continuïteitscommissie, ook in commissies worden benoemd.
4. Bij het besluit tot instelling van een commissie worden de samenstelling, taak, bevoegdheid en
werkwijze van de commissie in een instructie vastgelegd. Deze instructie wordt beschouwd als een
onlosmakelijk deel van dit reglement.
5. Elke commissie rapporteert tenminste één keer per kalenderjaar over de voortgang van zijn werkzaamheden
aan het orgaan dat de commissie benoemde, tenzij in de instructie anders is bepaald.
6. Een commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter of tenminste twee leden van de commissie dit
wenselijk achten.
7. Een commissie is verantwoording schuldig aan het orgaan dat de desbetreffende commissie heeft
ingesteld
8. Het bestuur wijst tenminste één vertrouwenscontactpersoon aan.


Artikel 18 – Algemene Ledenvergadering
1. Jaarlijks, uiterlijk zes maanden na afloop van het verenigingsjaar, wordt een algemene vergadering
gehouden. Dag, uur en plaats van deze vergadering wordt door het bestuur vastgesteld. De uitnodiging
voor deze vergadering verzorgt de secretaris.
2. De algemene vergadering heeft het recht van initiatief, amendement en interpellatie. Zij is voor alle
leden toegankelijk, met uitzondering van de geschorste leden, tenzij een geschorst lid op verzoek
van de algemene vergadering aanwezig is.
3. Indien de actualiteit dit rechtvaardigt, kunnen ter vergadering onderwerpen aan de agenda worden
toegevoegd die niet bij de oproep zijn vermeld.
4. Tijdens de algemene vergadering komen onder meer aan de orde de onderwerpen genoemd in artikel
15 en 19 van de statuten van de vereniging.
5. Buiten de jaarlijkse algemene vergadering worden andere algemene vergaderingen gehouden als
het bestuur zo beslist. Voorts is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering
als de situatie zich voordoet omschreven in artikel 19 lid 4.
6. Het stemmen geschiedt in overeenstemming met artikel 20 van de statuten van de vereniging.
7. Indien dit bij de oproeping tot de vergadering is vermeld, is ieder lid bevoegd om, in persoon of bij
schriftelijk gevolmachtigde, het stemrecht uit te oefenen. Daartoe is vereist dat het lid rechtstreeks
kan kennisnemen van de verhandelingen ter vergaderingen het stemrecht kan oefenen. Degenen die
de oproeping doen, kunnen bepalen dat stemmen die voorafgaand aan de algemene vergadering
worden uitgebracht, doch niet eerder dan de dertigste dag voor die van de vergadering, gelijk worden
gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Er kan niet worden
bepaald dat alle stemmen op deze wijze voorafgaande aan de vergadering moeten worden uitgebracht.


Artikel 19 – Clubkleuren
1. Bij het spelen van officiële wedstrijden dienen de spelers te verschijnen in de door de club voorgeschreven
a. Shirt: een lichtblauw overhemd met lange mouwen en het clubembleem
b. een donkerblauw t-shirt
c. broek: een effen zwarte pantalon
d. kousen: effen sokken of kousen
e. zwarte schoenen
2. Leden van dezelfde vereniging die aan een teamwedstrijd deelnemen dienen als team herkenbaar,
dus identiek, gekleed te zijn.


Artikel 20 – Accommodatie van de vereniging
1. De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van
leden en derden in de accommodatie aanwezig
2. De accommodatie is gedurende door het bestuur aan te wijzen uren voor de leden toegankelijk. Van
deze regeling wordt aan de leden en bezoekers mededeling gedaan.
3. De accommodatie staat slechts open voor gebruik door leden en in geval van wedstrijden (teamwedstrijden,
voorrondes en finales) tevens voor derden.
4. Het is leden toegestaan, na overleg met het bestuur, om introducees mee te nemen om deze gedurende
maximaal drie of vier keer met de biljartsport kennis te laten maken met als doel nieuwe leden
te werven.
5. Het bestuur is bevoegd, één of meer voor gebruik van de leden bestemde ruimten van de vereniging
voor bijzondere doeleinden te reserveren. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid geschiedt
daarvan tijdige mededeling aan de leden.


Artikel 21 – Wedstrijden
1. De spelers zullen op een door het bestuur te bepalen wijze van hun indeling in een van de teams in
kennis worden gesteld. Dit gebeurt steeds in overleg met de in te delen spelers. Bij verhindering is
iedere speler verplicht tenminste 24 uur van tevoren dit te melden bij de teamleider van het desbetreffende
team.
2. Bij wedstrijden is de teamleider de eerstverantwoordelijke voor het gebeuren rond de wedstrijd. Hij
rapporteert onregelmatigheden bij het bestuur.
3. Leden die deelnemen aan wedstrijden dienen in de voorgeschreven kleding te verschijnen.
4. De spelers van een team zijn in beginsel gehouden tijdens wedstrijden te handelen volgens de aanwijzingen
van de teamleider.
5. Het bestuur is bevoegd namens de vereniging wedstrijden uit te schrijven en de vereniging te doen
inschrijven als deelneemster aan door andere personen georganiseerde wedstrijden, waarvoor door
de KNBB toestemming is verleend.
6. Te behalen prijzen, kampioenstitels of premies door een team en/of leden zijn eigendom van de
vereniging en komen aan de vereniging ten goede.


Artikel 22 – Aansprakelijkheid en verzekeringen
1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte
schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende
zaak het laatste heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(
n) wordt aangetoond. Leden zijn gehouden een particuliere aansprakelijkheidsverzekering
af te sluiten.
2. De vereniging sluit een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af ter dekking van het risico van de
aansprakelijkheid van de vereniging en van de leden tijdens de uitvoering van verenigingsactiviteiten
tegenover derden.
3. Leden die voor de vereniging zorg dragen voor het vervoer van andere leden naar uitwedstrijden of
activiteiten van de vereniging buiten de eigen accommodatie, dragen zorg voor een aanvullende
schade-inzittenden verzekering.
4. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de KNBB kunnen de
leden niet aansprakelijk worden gesteld.


Artikel 23 – Representatie
1. Bij onderstaande gebeurtenissen worden namens de vereniging, indien de secretaris hiervan tijdig
kennis heeft kunnen nemen, door het bestuur te bepalen attenties verstrekt
a. huwelijk van een lid
b. geboorte zoon/dochter van een lid
c. tijdens ziekte, en verblijf van een week in het ziekenhuis
d. tijdens ziekte, bij thuisverblijf na minimaal 2 weken ziekteduur
e. bij overlijden van een lid, zijn/haar echtgeno(o)t(e) of kind
f. bij 25- of 50-jarig huwelijksjubileum van een lid
g. bij het 12 1/2, 25-, 40- of 50-jarige verenigingsjubileum van een lid
h. overige representaties en attenties te bepalen door het bestuur.


Artikel 24 – Stichting
1. Op 1 juli 1982 is door de vereniging de stichting ‚De Pomerans’ opgericht. De stichting beheert alle
roerende en onroerende goederen.
2. De financiële middelen komen uit inkomsten uit consumptieverkopen van de bar en andere afdrachten
door de vereniging.
3. De bar valt onder het stichtingsbestuur dat zorg draagt voor de inkopen en de organisatie van het
bargebeuren.
4. De stichting draagt zorg voor het sleutelbeheer van het gebouw
5. De prijzen van de consumpties worden door het stichtingsbestuur vastgesteld.


Artikel 25 – Wijziging van het huishoudelijk reglement
1. Het huishoudelijk reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de algemene ledenvergadering,
waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk
reglement zal worden vastgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering
moet tenminste 7 dagen bedragen.
2. Bij de oproeping wordt de voorgestelde wijziging medegedeeld of wordt verwezen naar de plaats
waar het wijzigingsvoorstel – al dan niet digitaal – is te raadplegen.
3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een gewone meerderheid van de
uitgebrachte geldige stemmen.


Artikel 26 – Slotbepalingen
1. Ieder lid heeft zich te houden aan de bepalingen van dit reglement
2. Na vaststelling van het reglement wordt zo spoedig mogelijk de tekst bekend gemaakt aan de leden.
3. Dit huishoudelijk reglement en alle navolgende wijzigingen van dit reglement treden in werking 14
dagen na bekendmaking aan de leden.
4. Bij gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
5. Overigens zijn de regels van het barreglement altijd van toepassing.


Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van de vereniging de dato …….
Door invoering van dit huishoudelijk reglement zijn eerdere huishoudelijke reglementen ongeldig geworden.
Namens het bestuur van de vereniging.


De voorzitter                                                                                    De secretaris